Work from home – care sunt 3 provocari cand angajatii lucreaza de acasa?

05.08.2020 | De Lorand Soares Szasz | Productivitate si Time Management

Cu fiecare articol pe care ti-l ofer pe blog imi doresc sa ai acces la informatii care te ajuta in situatiile specifice prin care trecem. Perioada aceasta a fost marcata de discutiile despre digitalizare si munca de acasa, despre cum facem sa oferim medii de lucru sigure angajatilor si clientilor nostri si cum ne asiguram ca avem echipe productive, chiar daca rutina si mediul de munca e diferit.

Asa ca m-am gandit sa iti propun astazi o discutie cu specialistii Canon despre digitalizarea afacerii tale si despre solutiile pe care le avem la indemana ca sa depasim 3 provocari pe care biroul modern le aduce in viata noastra.

Intr-o mare de incertitudini, un lucru este cert: practici noi de lucru remodeleaza biroul şi modul in care privim taskurile zilnice, munca de zi cu zi si responsabilitatile pe care le avem in spatiul de lucru.

Cuvantul cheie pentru ce va urma este digitalizarea.

Canon, o companie care a investit enorm in dezvoltarea IT, subliniaza importanta pe care acum, mai mult ca niciodata, trebuie sa o acordam digitalizarii si securitatii IT.

Transformarea digitala este un proces care se produce treptat:

vom trece gradual de la analog (hartie, nestructurat), la digitizare (transformarea hartiei in informatii digitale, structurate), la automatizare (crearea fluxurilor de lucru, colaborare), pana la optimizare avansata (AI, Robotizare).

Tot acest parcurs de la analog la full digital are etape specifice: acum suntem intr-o zona mixta, unde mai mult de jumatate dintre firme activeaza in medii de lucru hibride, in care hartia si informatia digitala coexista.

De aici si probleme: informatia este digitizata, dar nu este structurata. Asta ne face sa petrecem mult timp ca sa o cautam pe server, in foldere samd.

Studiile arata ca dureaza aproximativ 18 minute pana gasesti un document in serverele unei companii.

Cu siguranta aici e loc de optimizare. Potentialul de automatizare este enorm.

Aproape 50% din volumul de munca din Romania poate fi automatizat, mai ales in domenii precum agricultura, productie, comert, constructii si transport. 

Un exemplu: procesarea facturilor (emise sau primite). O activitate care acum se face manual, cu potentiale erori, cu documente pierdute, amenzi, lipsa de conformitate fiscala samd.

Experienta Canon in acest domeniu, prin implementarea solutiei de information management Therefore, arata ca poti economisi pana la 40% din resursele tale de timp si bani, odata ce automatizezi doar un simplu proces de facturare.

Apoi prin automatizare poti:

• sa iti cresti de cateva ori capacitatea de procesare,
• sa iti imbunatatesti relatia cu clientii si furnizorii.

Si poti obtine toate aceste beneficii in urma automatizarii unui singur proces dintr-o organizatie!

Insa nu doar automatizarea va caracteriza noile spatii de lucru. Angajatii isi doresc sa devina autonomi, iar uneltele lor de zi cu zi sa fie conectate si sigure.  

In acest moment vedem des ca angajatii lucreaza mixt: de la birou sau de acasa, in functie de politica adoptata intern.

Indiferent de unde lucreaza, fiecare firma vrea o cale prin care oamenii sa simta in continuare conexiunea, dar si un mod prin care sa foloseasca si sa organizeze informatia structurat si, mai ales, sigur.

Munca de acasa, distantarea sociala, interactiunile limitate, imping organizatiile spre comunicare online, spre Cloud, spre automatizare. Voit sau impinsi de la spate vom deveni mai eficienti in munca online :).

Cu cat folosim mai mult digitalul, cu atat va deveni o provocare mai mare ca oricand sa cream medii de lucru sigure in online.

Pe langa aceasta, adaugam si alte provocari:

• productivitate si eficienta echipelor
• imbunatatirea timpului de reactie
• posibilitatea de lucra de la distanta fara a compromite securitatea datelor

Cu totii ne temem ca afacerile noastre ar putea fi supuse atacurilor cibernetice, insa practica ne arata ca 90% din incidentele de securitate sunt cauzate de …oameni.

Erorile umane si nu atacurile cibernetice aduc prejudicii cel mai des in domeniul securitatii online.

Poate sa para greu de crezut, dar la birou aproape 25% dintre incidentele de securitate sunt o urmare a unei proaste gestionari a informatiilor de pe hartie.

Doar un exemplu:

Un angajat imprima statul de plata si uita sa ridice documentul printat din imprimanta.

Din fericire nu ai de ce sa ramai expus in astfel de situatii. Si nu ai de ce sa risti securitatea datelor care circula in compania ta.

Pentru a veni in intampinarea unor astfel de situatii, Canon a dezvoltat platforma de output management Canon uniflow. Daca esti curios sa afli ce face aceasta, o poti testa gratuit timp de 3 luni. Vezi AICI despre ce este vorba.

In concluzie, inainte sa te gandesti ce fel de solutii poti implementa pentru digitalizarea firmei tale, ar trebui sa incepi cu un audit intern si cu identificarea punctelor slabe.

Uite cateva intrebari pe care ti le poti pune ca antreprenor sau CEO si care te vor ajuta sa afli cat de aproape esti de digitalizarea si automatizarea proceselor din firma:

1. Unde se pierde cel mai mult timp si cum ar putea angajatii mei sa fie mai productivi?
2. Cum circula acum, in organizatia mea, informatiile pe hartie si cele digitale? Cum sunt ele structurate, asa incat sa le regasesc usor, atat de la birou, cat si de acasa? 
3. Ce am facut pana acum ca sa securizam cele mai importante date ale companiei?

Este important sa intelegi realitatile mediului hibrid in care inca functionezi acum.

Transformarea digitala este un proces care nu se intampla peste noapte si care poate sa para coplesitor. Insa noi suntem alaturi de tine, gata sa iti oferim expertiza necesara in procesul de transformare digitala.

Si pentru ca suntem de parere ca cel mai util este sa gasesti raspunsurile alaturi de niste profesionisti adevarati, iti oferim sansa de a castiga un audit al afacerii tale si o sesiune de consultanta cu unul dintre specialistii Canon. Impreuna veti identifica cele mai bune solutii personalizate, aplicate industriei in care activezi si croite pe nevoile afacerii tale. 

Bonus, castigatorului ii ofer gratuit si un abonament Premium pe Upriserz, in valoare de 490 euro. Cu siguranta toate acestea iti vor duce afacerea la urmatorul nivel.

Ce ai de facut ca sa intri in concurs:

Pasul 1 – completeaza formularul de contact de pe pagina Canon Modern Working  pentru a afla detalii despre solutiile Canon pentru birourile moderne.

Pasul 2 – lasa un comentariu la postarea de pe Facebook dedicata acestui concurs. Spune-mi care sunt provocarile pe care le intampini in aceasta perioada si cum te-ar putea ajuta digitalizarea afacerii tale? 

In data de 17 august o sa alegem cel mai interesant comentariu. Validarea castigatorului o vom face impreuna cu partenerii nostri de la Canon, deci e foarte important sa parcurgi si pasul 1 ca sa-ti validam inscrierea. Detaliile auditului si ale sesiunii de consultanta vor fi stabilite direct cu acestia.